João F. Ramos
Criar uma pasta (dossiê) para cada funcionário ativo composta pelos
documentos pessoais, contrato de trabalho, e os demais documentos que compõem o
processo admissional, documentos de afastamentos médicos, e demais
correspondências ou declarações fornecidas ao empregado.
Guardar dossiê de ex-funcionários em envelope madeira tipo ofício (todos
os documentos da pasta do item anterior). Fazer pastas individuais
(preferencialmente) para os seguintes documentos:
- pasta de recibos de pagamento de salário
(contra-cheques);
- aviso e recibo de férias;
- termo de rescisões de contrato de trabalho;
- folha de pagamento (analítica e sintética);
- GEFIP/GRFP do FGTS;
- GPS – INSS;
- relação anual de Informações Sociais (RAIS);
- CAGED LEI 4923-65 – Informações dos Admitidos e
Demitidos;
- contribuições de sindicato.
Guarda de Documentos - Prazos
Documento
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Período
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Fundamentação Legal
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Acordo de Compensação
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5 anos durante o emprego, até 2 anos após a
rescisão
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CF, art. 7º, XXIX
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Acordo de Prorrogação
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5 anos durante o emprego, até 2 anos após a
rescisão
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CF, art. 7º, XXIX
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Atestado Médico
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5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide
GPS
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CF, art. 7º, XXIX
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Autorização para desconto não previsto em lei
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5 anos durante o emprego, até 2 anos após a
rescisão
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CF, art. 7º, XXIX
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Aviso Prévio
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2 anos
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CF, art. 7º, XXIX
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CAGED - Cadastro Geral de Empregados e
Desempregados
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3 anos a contar da data da postagem
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Port. MTb nº 2.115/99, art. 1º, §
2º
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Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP
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10 anos
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Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
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Declaração de Instalação (NR-2 - Port. 3.214/78)
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Indeterminado
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não há
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Documentação sobre imposto de renda na fonte
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7 anos
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Art. 174 do CTN
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Exames Médicos
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20 anos, no mínimo, após o desligamento do
empregado
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Portaria nº 3.214/78, NR 7
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FGTS - GFIP - GRFP
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30 anos
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Decreto nº 99.684/90
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Folha de votação de eleição da CIPA
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5 anos
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Portaria nº 3.214/78, NR 5
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GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição
Sindical
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5 anos
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CTN - Lei nº 5.172/66, art. 174
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GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido
levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família,
Atestados médicos, guia de recolhimento)
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10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá
a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos
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Decreto nº 3.048/99, art. 348
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Livro de Atas da CIPA
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Indeterminado
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não há
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Livro de Inspeção do Trabalho
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Indeterminado
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não há
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Mapa Anual de Acidente de Trabalho
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5 anos
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Portaria nº 3.214/78, NR 4
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Pedido de Demissão
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2 anos
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CF, art. 7º, XXIX
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Rais
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10 anos
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Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
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Recibo de abono de férias
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5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide
GPS
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CF, art. 7º, XXIX
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Recibo de adiantamento salarial
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5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide
GPS
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CF, art. 7º, XXIX
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Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD
(Seguro-Desemprego)
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5 anos
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Resolução CODEFAT nº 71/94
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Recibo de gozo de férias
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5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide
GPS
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CF, art. 7º, XXIX
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Recibo de pagamento de salário
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5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide
GPS
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CF, art. 7º, XXIX
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Registro de Empregados
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Indeterminado
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não há
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Registro de segurança de caldeiraria
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Indeterminado
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não há
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Salário-Educação - Documentos de convênios
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10 anos
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Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º
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Solicitação de abono de férias
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5 anos durante o emprego, até 2 anos após a
rescisão
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CF, art. 7º, XXIX
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Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho
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2 anos * vide GPS
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CF, art. 7º, XXIX
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Vale-transporte
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5 anos durante o emprego, até 2 anos após a
rescisão
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CF, art. 7º, XXIX
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Nota: A partir de 01.07.2003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio
digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para
registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de
livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e
previdenciária.
João F. Ramos é Contador, Gerente de RH, Coordenador Técnico dos sites www.maph.com.br e www.portaldeauditoria.com.br e Autor da Obras Participação nos Lucros ou Resultados, Auxiliar de Departamento Pessoal e Manual do Auxiliar de Contabilidade, Manual de Rotinas Financeiras Empresarias, Manual de Escrituração Fiscal, Contrato de Trabalho.
Paulo Ricardo
OAB/PR 41.572
(45) 9928-6346
João F. Ramos é Contador, Gerente de RH, Coordenador Técnico dos sites www.maph.com.br e www.portaldeauditoria.com.br e Autor da Obras Participação nos Lucros ou Resultados, Auxiliar de Departamento Pessoal e Manual do Auxiliar de Contabilidade, Manual de Rotinas Financeiras Empresarias, Manual de Escrituração Fiscal, Contrato de Trabalho.
Paulo Ricardo
OAB/PR 41.572
(45) 9928-6346
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