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quarta-feira, 11 de janeiro de 2012

ROTINA DE ARQUIVAMENTO




João F. Ramos

Criar uma pasta (dossiê) para cada funcionário ativo composta pelos documentos pessoais, contrato de trabalho, e os demais documentos que compõem o processo admissional, documentos de afastamentos médicos, e demais correspondências ou declarações fornecidas ao empregado.

Guardar dossiê de ex-funcionários em envelope madeira tipo ofício (todos os documentos da pasta do item anterior). Fazer pastas individuais (preferencialmente) para os seguintes documentos: 

-        pasta de recibos de pagamento de salário (contra-cheques); 
-        aviso e recibo de férias; 
-        termo de rescisões de contrato de trabalho; 
-        folha de pagamento (analítica e sintética); 
-        GEFIP/GRFP do FGTS; 
-        GPS – INSS; 
-        relação anual de Informações Sociais (RAIS); 
-        CAGED LEI 4923-65 – Informações dos Admitidos e Demitidos; 
-        contribuições de sindicato. 

Guarda de Documentos - Prazos

Documento
Período
Fundamentação Legal
Acordo de Compensação
5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão
CF, art. 7º, XXIX
Acordo de Prorrogação
5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão
CF, art. 7º, XXIX
Atestado Médico
5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS
CF, art. 7º, XXIX
Autorização para desconto não previsto em lei
5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão
CF, art. 7º, XXIX
Aviso Prévio
2 anos
CF, art. 7º, XXIX
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
3 anos a contar da data da postagem
Port. MTb nº 2.115/99, art. 1º, § 2º
Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP
10 anos
Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
Declaração de Instalação (NR-2 - Port. 3.214/78)
Indeterminado
não há
Documentação sobre imposto de renda na fonte
7 anos
Art. 174 do CTN
Exames Médicos
20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado
Portaria nº 3.214/78, NR 7
FGTS - GFIP - GRFP
30 anos
Decreto nº 99.684/90
Folha de votação de eleição da CIPA
5 anos
Portaria nº 3.214/78, NR 5
GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical
5 anos
CTN - Lei nº 5.172/66, art. 174
GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, guia de recolhimento)
10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos
Decreto nº 3.048/99, art. 348
Livro de Atas da CIPA
Indeterminado
não há
Livro de Inspeção do Trabalho
Indeterminado
não há
Mapa Anual de Acidente de Trabalho
5 anos
Portaria nº 3.214/78, NR 4
Pedido de Demissão
2 anos
CF, art. 7º, XXIX
Rais
10 anos
Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
Recibo de abono de férias
5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide GPS
CF, art. 7º, XXIX
Recibo de adiantamento salarial
5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS
CF, art. 7º, XXIX
Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD (Seguro-Desemprego)
5 anos
Resolução CODEFAT nº 71/94
Recibo de gozo de férias
5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS
CF, art. 7º, XXIX
Recibo de pagamento de salário
5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS
CF, art. 7º, XXIX
Registro de Empregados
Indeterminado
não há
Registro de segurança de caldeiraria
Indeterminado
não há
Salário-Educação - Documentos de convênios
10 anos
Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º
Solicitação de abono de férias
5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão
CF, art. 7º, XXIX
Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho
2 anos * vide GPS
CF, art. 7º, XXIX
Vale-transporte
5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão
CF, art. 7º, XXIX

Nota:  A partir de 01.07.2003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária.


João F. Ramos é Contador, Gerente de RH, Coordenador Técnico dos sites
www.maph.com.br e www.portaldeauditoria.com.br  e Autor da Obras Participação nos Lucros ou Resultados, Auxiliar de Departamento Pessoal e Manual do Auxiliar de Contabilidade, Manual de Rotinas Financeiras Empresarias, Manual de Escrituração Fiscal, Contrato de Trabalho.



Paulo Ricardo
OAB/PR 41.572
(45) 9928-6346

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