ROTINA DE ARQUIVAMENTO

João F. Ramos

Criar uma pasta (dossiê) para cada funcionário ativo composta pelos documentos pessoais, contrato de trabalho, e os demais documentos que compõem o processo admissional, documentos de afastamentos médicos, e demais correspondências ou declarações fornecidas ao empregado.

Guardar dossiê de ex-funcionários em envelope madeira tipo ofício (todos os documentos da pasta do item anterior). Fazer pastas individuais (preferencialmente) para os seguintes documentos: 

-        pasta de recibos de pagamento de salário (contra-cheques); 

-        aviso e recibo de férias; 

-        termo de rescisões de contrato de trabalho; 

-        folha de pagamento (analítica e sintética); 

-        GEFIP/GRFP do FGTS; 

-        GPS – INSS; 

-        relação anual de Informações Sociais (RAIS); 

-        CAGED LEI 4923-65 – Informações dos Admitidos e Demitidos; 

-        contribuições de sindicato. 

Guarda de Documentos - Prazos

Documento	Período	Fundamentação Legal
Acordo de Compensação	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Acordo de Prorrogação	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Atestado Médico	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Autorização para desconto não previsto em lei	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Aviso Prévio	2 anos	CF, art. 7º, XXIX
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados	3 anos a contar da data da postagem	Port. MTb nº 2.115/99, art. 1º, § 2º
Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP	10 anos	Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
Declaração de Instalação (NR-2 - Port. 3.214/78)	Indeterminado	não há
Documentação sobre imposto de renda na fonte	7 anos	Art. 174 do CTN
Exames Médicos	20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado	Portaria nº 3.214/78, NR 7
FGTS - GFIP - GRFP	30 anos	Decreto nº 99.684/90
Folha de votação de eleição da CIPA	5 anos	Portaria nº 3.214/78, NR 5
GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical	5 anos	CTN - Lei nº 5.172/66, art. 174
GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, guia de recolhimento)	10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos	Decreto nº 3.048/99, art. 348
Livro de Atas da CIPA	Indeterminado	não há
Livro de Inspeção do Trabalho	Indeterminado	não há
Mapa Anual de Acidente de Trabalho	5 anos	Portaria nº 3.214/78, NR 4
Pedido de Demissão	2 anos	CF, art. 7º, XXIX
Rais	10 anos	Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
Recibo de abono de férias	5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de adiantamento salarial	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD (Seguro-Desemprego)	5 anos	Resolução CODEFAT nº 71/94
Recibo de gozo de férias	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de pagamento de salário	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Registro de Empregados	Indeterminado	não há
Registro de segurança de caldeiraria	Indeterminado	não há
Salário-Educação - Documentos de convênios	10 anos	Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º
Solicitação de abono de férias	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho	2 anos * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Vale-transporte	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX

Nota:  A partir de 01.07.2003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária.


João F. Ramos é Contador, Gerente de RH, Coordenador Técnico dos sites www.maph.com.br e www.portaldeauditoria.com.br  e Autor da Obras Participação nos Lucros ou Resultados, Auxiliar de Departamento Pessoal e Manual do Auxiliar de Contabilidade, Manual de Rotinas Financeiras Empresarias, Manual de Escrituração Fiscal, Contrato de Trabalho.


Paulo Ricardo
OAB/PR 41.572
(45) 9928-6346